Чугуївська районна рада

Загальний відділ виконавчого апарату
Чугуївської районної ради

м. Чугуїв, вул.Старонікольська, 29, каб. 8

“ЗАТВЕРДЖЕНО”

рішенням районної ради

від 24 червня 2011 року

(VIII сесія VI скликання)

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ виконавчого апарату

Чугуївської районної ради

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1. Загальний відділ (далі відділ) є структурним підрозділом виконавчого апарату  районної ради.

2. Відділ створюється  для  забезпечення діяльності районної ради та її органів,  виконавчого апарату ради з питань кадрового, матеріально – технічного забезпечення та організації діловодства, контролю за термінами виконання документів, належного розгляду звернень громадян.

3. Загальний відділ підзвітний та підконтрольний, безпосередньо керуючому справами виконавчого апарату районної ради.

4. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, іншими Законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Харківської обласної ради, розпорядженнями голови Харківської обласної державної адміністрації, регламентом районної ради, Положенням про виконавчий апарат, рішеннями районної ради, розпорядженнями її голови, цим Положенням, іншими нормативними актами з кадрових питань та роботи з документами

5. Діяльність відділу здійснюється на підставі перспективних та поточних планів роботи ради, які погоджені з керуючим справами виконавчого апарату.

6. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції , взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого апарату районної ради, органами місцевого самоврядування різних рівнів, з відділами та управліннями районної державної адміністрації, політичними партіями, об’єднаннями громадян, засобами масової інформації.

7. Положення про відділ затверджується районною радою.

 ІІ. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ТА ЗАВДАННЯ  ВІДДІЛУ.

1. Головними завданнями загального відділу є:

1.1. Організаційно – технічне забезпечення діяльності районної ради та її органів;

1.2. Впровадження єдиної системи діловодства, редагування, друкування, розмноження та розсилки рішень ради, розпоряджень голови ради та інших документів, згідно з встановленими термінами та відповідно до інструкції про ведення діловодства;

1.3. Здійснення контролю за термінами виконання документів;

1.4. Забезпечення належного розгляду звернень та реалізація питань особистого прийому громадян головою та заступником голови районної ради;

1.5. Забезпечення доступу запитувачів на інформацію до публічної інформації, що є у володінні Чугуївської районної ради;

1.6. Реалізація державної політики щодо служби в органах місцевого самоврядування та з питань кадрової політики.

 2. Загальний  відділ відповідно до покладених на нього завдань:

 2.1. Організовує належну систему ведення діловодства, єдиний порядок роботи з документами в районній раді;

2.2. Контролює організацію діловодства в відділах виконавчого апарату ради, надає їм методичну допомогу, а також сільським, селищним радам;

2.3. Розробляє заходи, які спрямовані на удосконалення діловодства;

2.4. Складає проект номенклатури справ районної ради і надає його на затвердження за встановленим порядком, формує справи і документи відповідно до затвердженої номенклатури;

2.5. Оформлює, здійснює облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів районної ради, постійних комісій, розпоряджень голови ради та інших документів, згідно із номенклатурою справ і передає справи до  районного архіву;

2.6. Здійснює контроль за термінами виконання та проходженням документів в районній раді, які підлягають контролю, готує довідки, звіти, інформацію про їх виконання;

2.7. Отримує, реєструє і передає за призначенням вхідну електронну пошту. Друкує, реєструє і відправляє вихідну електронну пошту;

2.8. Отримує, реєструє, попередньо розглядає, формує пошту голові районної ради для вивчення та написання резолюції і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію виконавчого апарату. Друкує, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде реєстраційну контрольну і інформаційну картотеку ;

2.9. Перевіряє та вичитує проекти рішень ради, розпоряджень голови районної ради; у разі виявлення порушень ведення документації – повертає проект розробнику;

2.10. Редагує, друкує, множить, розсилає акти органів і посадових осіб, а також інші документи районної ради, згідно з установленими термінами  відповідно до інструкції про ведення діловодства, виготовляє, належним чином затверджені копії рішень ради і розпоряджень голови районної ради. При необхідності видає копії та витяги з відповідних актів органів та посадових осіб районної ради;

2.11. Здійснює контроль за станом діловодства, роботи зі скаргами, листами та заявами громадян, контролює організацію прийому громадян з особистих питань у відділах виконавчого апарату районної ради. Про результати інформує керівництво районної ради;

2.12. Забезпечує реалізацію державної політики з питань роботи із зверненнями громадян у відділах виконавчого апарату районної ради, надає методичну  допомогу з цих питань органам місцевого самоврядування району;

2.13. Здійснює своєчасний розгляд заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до районної ради поштою або на особистих прийомах;

2.14. Здійснює  реєстрацію і облік звернень громадян згідно з установленою звітно – обліковою документацією;

2.15. Проводить системний аналіз звернень громадян, вивчення причин, що породжують скарги, їх характер, своєчасне реагування на факти порушень законності, тяганини, бюрократизму;

2.16. За дорученням голови районної ради, його заступника надсилає відділам, органам місцевого самоврядування, організаціям, підприємствам, установам для розгляду пропозиції, заяви і скарги громадян, запитує і отримує від них інформацію, що стосується розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян;

2.17. Організовує проведення особистого прийому громадян головою та заступником голови районної ради. Веде облік розпоряджень і вказівок, які надані на прийомі керівництвом ради, та здійснює контроль за їх виконанням;

2.18. Надає практичну допомогу, консультує працівників виконавчого апарату з питань роботи зі зверненнями громадян;

2.19. Здійснює прийом запитів на інформацію, своєчасний розгляд та надання відповідей на запити відповідно до чинного законодавства України;

2.20. Забезпечує своєчасне оприлюднення публічної інформації, що є у володінні районної ради;

2.21. Забезпечує доступ запитувачів до публічної інформації, її фотографування, копіювання, сканування, записи на будь-які носії інформації, оформлення виписків з них;

2.22. Веде облік запитів на інформацію;

2.23. Систематично веде облік документів, що знаходяться у володінні відділу;

2.24. Виконує інші обов’язки, які покладені на відділ головою або заступником голови районної ради;

2.25. Здійснює підготовку засідань постійних комісій, проведення пленарних засідань районної ради;

2.26. Здійснює організаційне забезпечення роботи ради по роботі з кадрами;

2.27. Веде встановлену звітньо – облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад службовців;

2.28. Вивчає, разом з іншими відділами, особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті районної ради, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, які пов’язані з прийняттям та проходженням служби в органи місцевого самоврядування. Ознайомлює із загальними правилами поведінки службовців, контролює добір і розстановку кадрів в апараті районної ради;

2.29. Приймає  від претендентів на посади в виконавчий апарат районної ради відповідні документи та надає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;

2.30. Розглядає та вносить пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах в органах ради, готує документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;

2.31. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників виконавчого апарату;

2.32. Оформлює документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, вносить про це записи до трудових книжок;

2.33. Обчислює стаж роботи, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників виконавчого апарату;

2.34. Готує документи для заохочення та нагородження працівників виконавчого апарату;

2.35. В межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформлює документи, які пов’язані з проведенням службового розслідування та застосування заходів дисциплінарного впливу;

2.36. Своєчасно готує документи щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування та призначення пенсій працівника;

2.37. Здійснює роботу, яка пов’язана із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників;

2.38. Оформлює і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводить оформлення листів тимчасової непрацездатності;

2.39. Готує документи для відрядження працівників;

2.40. В межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату районної ради та штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкції у відділах виконавчого апарату;

2.41. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами завдань та обов’язків, які покладені на них завдань, а також контролює проведення цієї роботи у відділах виконавчого апарату;

2.42. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими відділами організує регулярне навчання працівників апарату;

2.43. Разом з іншими відділами виконавчого апарату здійснює контроль за дотриманням Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування” та інших актів законодавства з питань кадрової роботи;

2.44. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами районної ради Декларації про доходи, зобов’язання фінансового характеру та належне їм майно, в т. ч. за кордоном, щодо себе і членів своєї сім’ї (декларування доходів);

2.45. Разом з іншими відділами виконавчого апарату здійснює організаційно – технічні заходи щодо підготовки і проведення пленарних засідань ради її органів, нарад і семінарів;

2.46. Здійснює протоколювання сесій ради;

2.47. Веде облік рішень районної ради;

2.48. Веде протокол апаратних нарад, організує контроль за виконанням доручень;

2.49. Готує проекти розпоряджень голови районної ради з питань, які віднесені до компетенції відділу;

2.50. Формує поточний архів згідно з номенклатурою справ, готує і здає документи до архіву;

2.51. Забезпечує виготовлення печаток,  штампів, бланків, службових посвідчень, а також видачу і реєстрацію бланків суворої звітності, посвідчень про відрядження;

2.52. Організовує роботу по забезпеченню працівників районної ради необхідними  канцтоварами, приладдям, меблями та іншим для створення нормальних умов праці;

2.53. Взаємодіє з відділами виконавчого апарату районної ради, відділами апарату та структурними підрозділами районної державної адміністрації;

2.54. Готує , бере участь в проведенні різних заходів, які проводить районна рада та районна державна адміністрація;

2.55. Систематично удосконалює роботу з документами: застосовує оргтехніку, вводить в практику сучасні методи контролю, працює з розмножувальною і комп’ютерною технікою;

2.56. Організує роботу приймальної голови районної ради;

2.57. Виконує інші доручення голови, заступника голови районної ради, керуючого справами виконавчого апарату районної ради;

2.58. Організовує підписку періодичних видань для структурних підрозділів районної ради.

2.59.  Здійснює  контроль за рухом матеріальних цінностей;

2.60. Веде облік використання робочого часу;

2.61. Здійснює господарське, матеріально-технічне, автотранспортне    забезпечення діяльності виконавчого апарату районної ради;

2.62. Здійснює контроль за дотриманням  правил охорони праці та  протипожежного стану.

 ІІІ. ПРАВА.

1.Відділ має право:

1.1. Одержувати необхідні  матеріали та інформації від органів місцевого самоврядування всіх рівнів, виконавчих органів з питань, що належать до компетенції відділу;

1.2. Брати участь у пленарних засіданнях ради, постійних комісій, депутатських груп та фракцій;

1.3. Вносити пропозиції керівництву ради по вдосконаленню роботи відділу;

1.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого апарату для підготовки проектів документів;

1.5. За згодою голови, заступника голови районної ради, керуючого справами  повертати відділам, управлінням та іншим структурним підрозділам районної державної адміністрації, органам місцевого самоврядування документи, які подані до районної ради з порушенням вимог інструкції по діловодству або інших нормативних документів, та вимагати їх доопрацювання;

1.6. Надавати консультативну допомогу з питань діловодства органам місцевого самоврядування та домагатись неухильного дотримання ними вимог інструкцій та правил роботи з документами;

1.7. На запрошення, а також за дорученням керівництва районної ради брати участь в роботі сесій, засідань виконкомів місцевих рад з питань, що входять до компетенції відділу.

 ІV. СТУКТУРА ВІДДІЛУ.

 1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду на конкурсній основі та звільняється з посади головою районної ради;

2. Структура, чисельний склад відділу затверджується рішенням районної ради;

3. Працівники відділу призначаються на посаду на конкурсній основі та звільняються з посади головою районної ради;

4. Працівники відділу мають службові посвідчення встановленого зразка.

 V. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ.

1. Здійснює безпосереднє керівництво відділом і персонально відповідає за виконання завдань, які покладені на відділ;

2. Планує роботу відділу і забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між його працівниками;

3.  Аналізує результати роботи відділу і вживає відповідні заходи щодо підвищення ефективності роботи відділу, забезпечує підвищення ділової кваліфікації працівників відділу.

4. Розробляє посадові інструкції працівників відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку;

5. Вносить на розгляд керівництва ради пропозиції щодо структури відділу, а також подання про призначення, переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і накладання стягнень за порушення трудової та виконавчої дисципліни;

6. Готує подання на присвоєння чергових рангів працівникам відділу;

7. Забезпечує організацію діловодства, матеріально – технічного забезпечення, своєчасного і якісного виконання друкарських робіт, дотримання законодавства про працю у виконавчому апараті  районної ради, веде роботу з кадрових питань;

8. Забезпечує та координує роботу щодо доступу запитувачів до публічної інформації, що є у володінні районної ради;

9. Координує роботу з іншими структурними підрозділами районної ради, її виконавчого апарату, бере участь в роботі сесій ради, нарадах, семінарах;

10. Вносить на розгляд керівництва районної ради пропозиції з питань покращення ведення діловодства, здійснення контролю, підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян, а також з інших питань, що належать до компетенції відділу;

11. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції, здійснює дозвільну систему на тиражування службових документів та інших матеріалів на копіювально – розмножувальних апаратах;

12. Вносить на розгляд керівництва проекти розпоряджень, пропозиції і доповідні записки з питань, які віднесені до компетенції  відділу;

13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, які пов’язані з його діяльністю;

14. За дорученням керівництва районної ради координує роботу господарської служби, яка обслуговує виконавчий апарат  районної ради;

15. Бере участь у конкурсних комісіях на зайняття вакантних посад;

16. Забезпечує вдосконалення діловодства та роботи з кадрових питань на основі наукової організації праці з використанням комп’ютерної техніки;

17. Здійснює контроль за дотриманням у відділі Закону України “Про  службу в органах місцевого самоврядування”. Веде роботу по формуванню кадрового резерву у відділі;

18. Контролює виконання встановлених правил роботи з документами у виконавчому апарату районної ради, вносить пропозиції керівництву ради про вдосконалення стану цієї роботи;

19. Приймає участь в організації та проведенні виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів, референдумів з питань, що відносяться до компетенції відділу;

   20. Виконує інші обов’язки та доручення, які покладені на нього головою, заступником голови ради та керуючим справами виконавчого апарату районної ради.